管理这个名词似乎无所不在,使用与解读方式更是包罗万象,涵盖范围可以从个人的自我管理到团队管理,从单一机构的组织管理到跨国跨区的整合管理。无论是什么管理型式或是规模,除了本身必须具备对市场及顾客提供的特定产品及/或服务价值之外,还得合乎顾客的需求时机,即所谓在顾客想要购买的时间点和地点,给与所需的产品或服务,恰恰吻合当时的需要。
为了创造给与顾客的价值,并且自己获得预期的利益,组织或企业必须拥有优秀的领导与管理能力,以能因应市场与环境快速的变化。然而,当一个组织或企业发展达一个程度的规模时,之前以某位或某几位领导人为中心的管理作法失灵。由于组织层级与分工细化,行政与审批流程精致化,产品与服务客制化要求提高,以致于问题更加多元多样。最终衍生出一个共通的现象是,领导人及管理者常常有许多的会议,为了谈论得尽快解决的各种问题。日复一日,大家似乎成为解决”日常问题”的高手,而行为模式出现一种倾向,即见到问题立即反应,力求尽快消灭眼前的问题,这有一个名词称为『救火』。
救火需要时间、精力与资源,而结果或许暂时舒缓问题的压力,就是说当下的麻烦现象解除,可是真的消除了”问题”吗?不见得。如果救火行为持续发生,有换汤不换药的现象,那么”问题”的根源还存在。救火再救火只是不断头痛医头、脚痛医脚罢了。然而,根据系统能量循环的效应,非常可能越是救火越是看不到问题根源的存在,就像破衣服补丁,洞越补越大,产生恶性循环的效果。
在高德拉特博士逝世前,他提出『管理关注力(Management Attention)』的议题。他认为企业转型或再造决定性竞争优势的过程中,必须化解的限制就是所有管理成员的关注力。他们投入关注力于何处呢?他们的精力与资源聚焦于何处呢?他们的努力目标与指针一致吗?是否部门间处于”拔河”的情况呢?是否组织处于长期与短期效益的矛盾呢?是否最高领导人的愿景与其他层级管理者的需求抵触呢?这许多难以回答的问题,都是因为组织变大了事情更复杂了!因此,需要分门别类,化大为小,直到能一一处理的程度。喔喔!一个”大问题”成了许多”小问题”,原来是一个”面”的问题,成了许多个”点”的问题。是不是问题变得更加复杂呢?至少可能超越一个人脑力可以掌握的程度!
下面高博士的话或许点亮一条有迹可寻的思路。
『任何组织里管理人的数量有限,这些管理者每天能够处理组织需求的小时数有限。显而易见的结论是,对任何组织而言,能专注于处理组织需求的管理能量有限。从另一个角度来看,大多数的组织有许多事情需要管理者的关注力。在大多数组织中,显然管理关注力是瓶颈,需求超过可用能量。例如,想象在一个情境中,瓶颈是一台薄金属板的打洞机器,机器的产能比所需产品的产能低。现在想象一下,很多时候,机器打出来的洞并非产品需要的,反而伤害到产品。换句话说,大多数可用的产能浪费掉,而且有时候不只是浪费,况且造成退步。如此情况看来,显然这个瓶颈的产能相当分散,因而它不仅是一个瓶颈。它是个限制,是局限组织能够达成预期表现的因素。令人相当惊讶,这确实是我们看到大多数组织的情形,管理关注力的有限能量。我们也看到,人们精心创造的复杂系统,却导致如此的限制。这样一来,浪费掉管理关注力,在许多情况不仅浪费,而且分散管理注意力,非但没好处反而有伤害。为何如此呢?这样的情形实在令人感到挫折,也是普遍常见的现象,那么必定由于基本的人类行为模式,而源自于下列的思维:
1. 我们害怕复杂的系统,因而我们趋向将复杂系统切割成次系统,导致分散整体的管理关注力,而聚焦到局部优化,结果与整体目标不一致。
2. 我们害怕未知,驱使我们细化再细化解决方案,分割成许许多多的细节,将管理关注力导向不重要事情的优化。
3. 我们害怕冲突会造成拉锯战,而且不可接受的妥协解答,使管理关注力遭受持续的挫折。
这个分析透过共同原因连结似乎不相关的议题,像是策略、供应链、产品开发、销售及组织行为,于改进组织表现上,流露出令人惊奇的(实际的)光明之路。